Backoffice / Office Management (m/w/d) - #2746020

Bremen | 38.000 € Jahresgehalt | Hybrid | Unbefristete Festanstellung | Direktvermittlung

Wenn im Backoffice Dinge liegen bleiben, merkt man das sofort.

Termine wackeln.
Unterlagen fehlen.
Rechnungen bleiben liegen.
Informationen sind nicht auffindbar.

Und plötzlich kostet es Zeit, Nerven und Tempo.

In dieser Rolle sorgst du dafür, dass genau das nicht passiert.

Du bringst Struktur in Ablagen, Daten und Routinen – und stellst sicher, dass im Hintergrund alles sauber läuft, damit das Team und die Geschäftsführung sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Kurz gesagt:

Du sorgst dafür, dass der Laden organisiert läuft.

Organisation & Koordination

• Koordination von Terminen, Unterlagen und Wiedervorlagen
• Nachhalten von Themen, wenn Informationen oder Unterlagen fehlen

Struktur & Dokumentation

• Pflege von Stammdaten, Listen und Dokumenten
• Strukturierte Ablage inklusive Versionen und Zugriffsregelungen

Unterlagen & Dokumente

• Erstellung und Überarbeitung von Schreiben, Übersichten und internen Dokumentationen nach Vorlage

Rechnungen & Belege

• Unterstützung bei Rechnungs- und Belegthemen
• Prüfen, zuarbeiten und saubere Dokumentation

Systeme & Daten

• Arbeit mit Tools und Systemen (z. B. ATS / CRM)
• Sicherstellen einer hohen Datenqualität

Kommunikation

• Abstimmung mit Dienstleistern und Plattformen
  (z. B. Jobbörsen, Softwareanbieter oder Office-Themen)

Mitdenken

• Du erkennst Lücken oder Unklarheiten früh
• sprichst sie an und setzt pragmatische Lösungen um, damit nichts untergeht

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis
  (Backoffice, Assistenz oder Office Management)

Arbeitsweise

• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und genau
• Gleichzeitig bleibst du pragmatisch und lösungsorientiert

Tools

• Sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)

Kommunikation

• Klare und verbindliche Kommunikation
  – intern wie extern

Persönlichkeit

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich

Pluspunkte

• Erfahrung mit digitalen Ablagen
• Erfahrung mit Prozessarbeit
• Erfahrung mit ATS- oder CRM-Systemen (z. B. Teamtailor)